Quy trình Theo dõi Hợp đồng Chính thức (Chi tiết)
Quy trình theo dõi hợp đồng chính thức là một hệ thống được thiết lập để đảm bảo rằng tất cả các hợp đồng được quản lý hiệu quả từ giai đoạn khởi tạo, thực hiện đến khi kết thúc. Mục đích là để giảm thiểu rủi ro, tối đa hóa lợi ích và đảm bảo tuân thủ các điều khoản đã thỏa thuận.
Dưới đây là mô tả chi tiết về quy trình theo dõi hợp đồng:
1. Giai đoạn Chuẩn bị và Khởi tạo Hợp đồng:
1.1. Xác định Nhu cầu và Mục tiêu:
Mô tả:
Xác định rõ nhu cầu kinh doanh, mục tiêu cần đạt được thông qua hợp đồng.
Chi tiết:
Phân tích kỹ lưỡng nhu cầu của tổ chức, chẳng hạn như mua sắm hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thuê mướn tài sản, hợp tác kinh doanh…
Xác định các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn (SMART goals) liên quan đến hợp đồng.
Ví dụ: “Cung cấp dịch vụ bảo trì hệ thống CNTT liên tục 24/7 với thời gian phản hồi sự cố dưới 30 phút và thời gian giải quyết sự cố dưới 2 giờ.”
1.2. Lựa chọn Đối tác và Soạn thảo Hợp đồng:
Mô tả:
Lựa chọn đối tác phù hợp và soạn thảo hợp đồng dựa trên nhu cầu đã xác định.
Chi tiết:
Thực hiện quy trình lựa chọn đối tác công bằng và minh bạch, có thể bao gồm:
Nghiên cứu thị trường và tìm kiếm các nhà cung cấp/đối tác tiềm năng.
Đánh giá năng lực, kinh nghiệm và uy tín của các đối tác tiềm năng.
Yêu cầu báo giá (RFQ) hoặc đề xuất (RFP).
Đàm phán các điều khoản và điều kiện của hợp đồng.
Soạn thảo hợp đồng chi tiết, rõ ràng, không mơ hồ, bao gồm các nội dung sau:
Thông tin các bên ký kết.
Mô tả chi tiết hàng hóa/dịch vụ cung cấp, phạm vi công việc.
Giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán.
Thời gian thực hiện hợp đồng.
Điều khoản về bảo hành, bảo trì (nếu có).
Quyền và nghĩa vụ của các bên.
Điều khoản về chấm dứt hợp đồng, bồi thường thiệt hại.
Điều khoản về giải quyết tranh chấp.
Điều khoản về bảo mật thông tin.
Điều khoản về bất khả kháng.
1.3. Phê duyệt và Ký kết Hợp đồng:
Mô tả:
Hợp đồng được phê duyệt theo quy trình nội bộ và ký kết bởi người có thẩm quyền.
Chi tiết:
Hợp đồng được trình lên các cấp quản lý có thẩm quyền để phê duyệt theo quy trình đã quy định.
Sau khi được phê duyệt, hợp đồng được ký kết bởi người có thẩm quyền của cả hai bên.
Bản gốc hợp đồng được lưu trữ cẩn thận, có thể dưới dạng bản cứng hoặc bản mềm.
Bản sao hợp đồng được chia sẻ cho các bên liên quan để thực hiện.
2. Giai đoạn Thực hiện Hợp đồng:
2.1. Theo dõi Tiến độ Thực hiện:
Mô tả:
Theo dõi sát sao tiến độ thực hiện hợp đồng so với kế hoạch.
Chi tiết:
Xác định các cột mốc quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Theo dõi và đánh giá việc đáp ứng các cột mốc này.
Sử dụng các công cụ theo dõi như bảng tính, phần mềm quản lý hợp đồng (Contract Management Software), báo cáo tiến độ…
Thường xuyên liên lạc với đối tác để nắm bắt tình hình thực tế.
Ví dụ: Theo dõi tiến độ giao hàng, tiến độ cung cấp dịch vụ, tiến độ xây dựng công trình…
2.2. Quản lý Thay đổi Hợp đồng:
Mô tả:
Xử lý các thay đổi phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Chi tiết:
Thiết lập quy trình quản lý thay đổi hợp đồng rõ ràng, bao gồm:
Yêu cầu thay đổi.
Đánh giá tác động của thay đổi (về chi phí, thời gian, rủi ro…).
Phê duyệt thay đổi.
Sửa đổi hợp đồng (thông qua phụ lục hợp đồng).
Đảm bảo tất cả các thay đổi đều được ghi chép đầy đủ và được các bên liên quan đồng ý.
2.3. Quản lý Rủi ro:
Mô tả:
Xác định và quản lý các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến hợp đồng.
Chi tiết:
Xác định các rủi ro tiềm ẩn, ví dụ: rủi ro về chất lượng, rủi ro về thời gian, rủi ro về chi phí, rủi ro về pháp lý…
Đánh giá mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra của từng rủi ro.
Xây dựng kế hoạch ứng phó rủi ro để giảm thiểu tác động tiêu cực.
Theo dõi và cập nhật thường xuyên các rủi ro.
2.4. Quản lý Thanh toán:
Mô tả:
Theo dõi và quản lý việc thanh toán theo đúng điều khoản của hợp đồng.
Chi tiết:
Theo dõi thời hạn thanh toán, số tiền thanh toán.
Kiểm tra và phê duyệt hóa đơn.
Thực hiện thanh toán đúng hạn.
Lưu trữ chứng từ thanh toán đầy đủ.
Giải quyết các vấn đề liên quan đến thanh toán (ví dụ: chậm thanh toán, tranh chấp về giá cả…).
2.5. Đảm bảo Tuân thủ:
Mô tả:
Đảm bảo tất cả các bên tuân thủ các điều khoản và điều kiện của hợp đồng.
Chi tiết:
Thường xuyên kiểm tra và đánh giá việc tuân thủ hợp đồng của cả hai bên.
Phát hiện và giải quyết kịp thời các vi phạm hợp đồng.
Thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết.
Ví dụ: Kiểm tra chất lượng hàng hóa/dịch vụ, kiểm tra việc thực hiện các nghĩa vụ bảo mật thông tin…
2.6. Giao tiếp và Báo cáo:
Mô tả:
Duy trì giao tiếp thường xuyên với đối tác và báo cáo định kỳ về tình hình thực hiện hợp đồng.
Chi tiết:
Thiết lập kênh giao tiếp hiệu quả với đối tác.
Tổ chức các cuộc họp định kỳ để trao đổi thông tin và giải quyết vấn đề.
Lập báo cáo định kỳ về tình hình thực hiện hợp đồng, bao gồm:
Tiến độ thực hiện.
Các vấn đề phát sinh.
Các rủi ro tiềm ẩn.
Đề xuất các biện pháp giải quyết.
3. Giai đoạn Kết thúc Hợp đồng:
3.1. Nghiệm thu và Bàn giao:
Mô tả:
Thực hiện nghiệm thu và bàn giao hàng hóa/dịch vụ theo đúng quy trình.
Chi tiết:
Thực hiện nghiệm thu hàng hóa/dịch vụ theo đúng tiêu chuẩn và quy trình đã quy định.
Lập biên bản nghiệm thu và bàn giao.
Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình nghiệm thu và bàn giao.
3.2. Đánh giá Hiệu quả Hợp đồng:
Mô tả:
Đánh giá hiệu quả của hợp đồng so với mục tiêu ban đầu.
Chi tiết:
Đánh giá xem hợp đồng có đạt được các mục tiêu đã đề ra hay không.
Đánh giá hiệu quả về mặt chi phí, thời gian, chất lượng…
Xác định các bài học kinh nghiệm để cải thiện quy trình quản lý hợp đồng trong tương lai.
3.3. Lưu trữ và Quản lý Tài liệu:
Mô tả:
Lưu trữ và quản lý tất cả các tài liệu liên quan đến hợp đồng một cách khoa học và an toàn.
Chi tiết:
Lưu trữ bản gốc hợp đồng và tất cả các tài liệu liên quan (phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn thanh toán, báo cáo tiến độ…)
Sử dụng hệ thống lưu trữ tài liệu an toàn và dễ dàng truy cập.
Xác định thời gian lưu trữ tài liệu theo quy định của pháp luật và quy định nội bộ.
3.4. Thanh lý Hợp đồng:
Mô tả:
Hoàn tất các thủ tục thanh lý hợp đồng theo quy định.
Chi tiết:
Thực hiện tất cả các nghĩa vụ còn lại của cả hai bên.
Lập biên bản thanh lý hợp đồng.
Giải quyết các vấn đề còn tồn đọng.
Công cụ hỗ trợ theo dõi hợp đồng:
Bảng tính (Excel, Google Sheets):
Đơn giản, dễ sử dụng cho các hợp đồng nhỏ, ít phức tạp.
Phần mềm quản lý hợp đồng (Contract Management Software):
Hiệu quả cho các tổ chức có số lượng lớn hợp đồng, yêu cầu quản lý chặt chẽ, tự động hóa quy trình, báo cáo và phân tích. Một số phần mềm phổ biến như:
DocuSign CLM
Agiloft
Icertis
Coupa
Lưu ý:
Quy trình trên chỉ là một khung tham khảo. Cần điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù của từng tổ chức và từng loại hợp đồng.
Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan (phòng pháp chế, phòng tài chính, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật…) để đảm bảo quy trình được thực hiện hiệu quả.
Thường xuyên đào tạo và cập nhật kiến thức cho nhân viên về quy trình quản lý hợp đồng.
Hy vọng mô tả chi tiết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình theo dõi hợp đồng chính thức.
Nguồn: Việc làm Hồ Chí Minh