Để mô tả chi tiết quy trình thanh toán và tạm ứng, chúng ta cần phân biệt hai quy trình này và sau đó đi sâu vào từng bước của mỗi quy trình.
I. Quy trình Tạm Ứng
Tạm ứng là việc cấp trước một khoản tiền cho nhân viên hoặc bộ phận để chi trả cho một mục đích cụ thể nào đó, thường là cho các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.
1. Xác định nhu cầu tạm ứng:
Xác định mục đích tạm ứng:
Xác định rõ mục đích sử dụng khoản tạm ứng (ví dụ: công tác phí, mua sắm vật tư nhỏ, chi phí tiếp khách,…).
Xác định số tiền cần tạm ứng:
Dự trù số tiền cần thiết cho mục đích đã nêu, đảm bảo hợp lý và có cơ sở.
Xác định thời gian cần sử dụng tiền:
Xác định khoảng thời gian cần sử dụng khoản tạm ứng.
Kiểm tra chính sách tạm ứng của công ty:
Đảm bảo việc tạm ứng tuân thủ theo các quy định và chính sách của công ty (ví dụ: hạn mức tạm ứng, chứng từ cần thiết,…).
2. Lập và trình duyệt đề nghị tạm ứng:
Lập đề nghị tạm ứng:
Điền đầy đủ thông tin vào mẫu đề nghị tạm ứng (thường có sẵn của công ty). Mẫu này thường bao gồm:
Thông tin người đề nghị tạm ứng (Họ tên, chức vụ, bộ phận).
Ngày đề nghị tạm ứng.
Mục đích tạm ứng.
Số tiền đề nghị tạm ứng (ghi rõ bằng số và bằng chữ).
Thời gian dự kiến sử dụng khoản tạm ứng.
Cam kết hoàn ứng đúng thời hạn.
Đính kèm các chứng từ hỗ trợ (nếu có), ví dụ: báo giá, kế hoạch công tác,…
Trình duyệt:
Trình đề nghị tạm ứng cho cấp quản lý trực tiếp duyệt.
Sau khi cấp quản lý duyệt, trình lên các cấp quản lý cao hơn (nếu cần thiết theo quy định của công ty).
3. Xét duyệt và phê duyệt tạm ứng:
Xét duyệt:
Phòng kế toán/tài chính sẽ xem xét tính hợp lệ và hợp lý của đề nghị tạm ứng, đối chiếu với các quy định của công ty.
Phê duyệt:
Cấp có thẩm quyền (thường là Giám đốc hoặc người được ủy quyền) phê duyệt đề nghị tạm ứng.
4. Thực hiện tạm ứng:
Lập phiếu chi:
Sau khi được phê duyệt, phòng kế toán/tài chính lập phiếu chi.
Thực hiện chi tiền:
Thủ quỹ/người được giao nhiệm vụ chi tiền thực hiện chi tiền cho người đề nghị tạm ứng.
Ký nhận tiền:
Người nhận tạm ứng ký nhận vào phiếu chi.
5. Hoàn ứng:
Tập hợp chứng từ:
Sau khi sử dụng khoản tạm ứng, người nhận tạm ứng có trách nhiệm tập hợp đầy đủ các chứng từ chứng minh cho các khoản chi (ví dụ: hóa đơn, phiếu thu, vé tàu xe,…).
Lập bảng kê chứng từ:
Lập bảng kê chi tiết các khoản chi, đối chiếu với số tiền đã tạm ứng.
Nộp chứng từ và bảng kê:
Nộp chứng từ và bảng kê cho phòng kế toán/tài chính.
Đối chiếu và kiểm tra:
Phòng kế toán/tài chính đối chiếu chứng từ với bảng kê, kiểm tra tính hợp lệ và hợp lý của các khoản chi.
Hoàn trả tiền thừa (nếu có):
Nếu số tiền chi thực tế ít hơn số tiền đã tạm ứng, người nhận tạm ứng phải hoàn trả lại số tiền thừa.
Bù trừ hoặc thanh toán thêm (nếu có):
Nếu số tiền chi thực tế nhiều hơn số tiền đã tạm ứng, công ty sẽ bù trừ hoặc thanh toán thêm số tiền còn thiếu.
Hạch toán:
Phòng kế toán/tài chính hạch toán các khoản chi phí vào sổ sách kế toán.
6. Theo dõi và quản lý tạm ứng:
Theo dõi thời hạn hoàn ứng:
Phòng kế toán/tài chính theo dõi thời hạn hoàn ứng để nhắc nhở và đốc thúc người nhận tạm ứng hoàn ứng đúng hạn.
Lập báo cáo tạm ứng:
Định kỳ lập báo cáo về tình hình tạm ứng (số tiền đã tạm ứng, số tiền còn dư, số tiền chưa hoàn ứng,…) để quản lý và kiểm soát.
II. Quy trình Thanh Toán
Thanh toán là việc chi trả tiền cho một đối tượng (nhà cung cấp, đối tác, nhân viên,…) để đổi lấy hàng hóa, dịch vụ hoặc nghĩa vụ nào đó.
1. Tiếp nhận yêu cầu thanh toán/chứng từ thanh toán:
Tiếp nhận yêu cầu thanh toán:
Từ các bộ phận liên quan (ví dụ: mua hàng, marketing,…).
Tiếp nhận chứng từ thanh toán:
Các chứng từ chứng minh cho việc thanh toán (ví dụ: hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu,…).
2. Kiểm tra chứng từ:
Kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp:
Kiểm tra xem chứng từ có đầy đủ thông tin, chữ ký, con dấu,… và tuân thủ theo quy định của pháp luật.
Kiểm tra tính chính xác:
Kiểm tra số liệu trên chứng từ (số lượng, đơn giá, thành tiền,…) có chính xác không.
Kiểm tra tính hợp lý:
Kiểm tra xem các khoản chi có hợp lý so với thị trường và so với quy định của công ty.
Đối chiếu với hợp đồng (nếu có):
Đối chiếu các điều khoản thanh toán trong hợp đồng với yêu cầu thanh toán.
3. Duyệt thanh toán:
Trình duyệt:
Trình chứng từ thanh toán cho cấp quản lý trực tiếp duyệt.
Phê duyệt:
Sau khi cấp quản lý duyệt, trình lên các cấp quản lý cao hơn (nếu cần thiết theo quy định của công ty) để phê duyệt thanh toán.
4. Lập chứng từ thanh toán:
Lập phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt):
Phòng kế toán/tài chính lập phiếu chi.
Lập ủy nhiệm chi (nếu thanh toán bằng chuyển khoản):
Phòng kế toán/tài chính lập ủy nhiệm chi.
5. Thực hiện thanh toán:
Thanh toán bằng tiền mặt:
Thủ quỹ/người được giao nhiệm vụ chi tiền thực hiện chi tiền cho người nhận thanh toán.
Thanh toán bằng chuyển khoản:
Ngân hàng thực hiện chuyển tiền vào tài khoản của người nhận thanh toán theo ủy nhiệm chi.
6. Lưu trữ chứng từ:
Lưu trữ đầy đủ:
Lưu trữ đầy đủ các chứng từ thanh toán (hóa đơn, phiếu chi, ủy nhiệm chi, hợp đồng,…) theo quy định của công ty và pháp luật.
Sắp xếp khoa học:
Sắp xếp chứng từ một cách khoa học để dễ dàng tìm kiếm và kiểm tra khi cần thiết.
7. Hạch toán:
Hạch toán vào sổ sách kế toán:
Phòng kế toán/tài chính hạch toán các khoản thanh toán vào sổ sách kế toán.
8. Kiểm tra và đối chiếu:
Đối chiếu với sổ sách:
Định kỳ đối chiếu các khoản thanh toán với sổ sách kế toán để đảm bảo tính chính xác.
Kiểm tra định kỳ:
Định kỳ kiểm tra quy trình thanh toán để phát hiện và khắc phục các sai sót (nếu có).
Lưu ý chung cho cả hai quy trình:
Phân quyền:
Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân/bộ phận trong từng bước của quy trình.
Sử dụng phần mềm:
Sử dụng phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản lý doanh nghiệp để tự động hóa và tối ưu hóa quy trình.
Đào tạo:
Đào tạo nhân viên về quy trình tạm ứng và thanh toán để đảm bảo thực hiện đúng quy định.
Cập nhật quy trình:
Thường xuyên rà soát và cập nhật quy trình để phù hợp với tình hình thực tế và quy định của pháp luật.
Ví dụ về sự khác biệt chính:
Tạm ứng:
Tiền được cấp TRƯỚC khi chi tiêu, mục đích là để chi trả cho các chi phí dự kiến phát sinh. Sau khi chi tiêu, cần phải hoàn ứng và giải trình bằng chứng từ.
Thanh toán:
Tiền được chi trả SAU khi hàng hóa/dịch vụ đã được cung cấp hoặc nghĩa vụ đã được thực hiện. Mục đích là để trả nợ hoặc thanh toán cho một giao dịch đã hoàn thành.
Hy vọng mô tả chi tiết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình thanh toán và tạm ứng. Hãy nhớ rằng, quy trình cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp.
Nguồn: @Viec_lam_ban_hang