Quy Trình Thanh Toán, Tạm Ứng Công Tác Phí (Mô tả chi tiết)
Quy trình này mô tả chi tiết các bước cần thiết để tạm ứng và thanh toán công tác phí, từ khi có nhu cầu đi công tác đến khi hoàn tất việc thanh toán và hạch toán. Quy trình này có thể được điều chỉnh phù hợp với quy định cụ thể của từng doanh nghiệp/tổ chức.
A. TẠM ỨNG CÔNG TÁC PHÍ
Bước 1: Lập Kế Hoạch Công Tác & Xin Phê Duyệt
Người đi công tác:
Xác định nhu cầu công tác:
Xác định rõ mục đích, thời gian, địa điểm, đối tượng làm việc, và kết quả mong muốn đạt được từ chuyến công tác.
Ước tính chi phí:
Ước tính chi tiết các khoản chi phí dự kiến phát sinh trong chuyến công tác, bao gồm:
Chi phí đi lại:
Vé máy bay/tàu/xe, taxi, phương tiện công cộng,…
Chi phí lưu trú:
Tiền khách sạn (theo tiêu chuẩn quy định của công ty).
Chi phí ăn uống:
Tiền ăn theo định mức (nếu có).
Chi phí khác:
Chi phí tiếp khách (nếu được phép), chi phí hội nghị, chi phí liên lạc,…
Lập Phiếu Đề Nghị Công Tác (Mẫu riêng của công ty):
Điền đầy đủ thông tin vào phiếu đề nghị, bao gồm:
Họ tên, chức vụ, bộ phận của người đi công tác.
Địa điểm công tác.
Thời gian công tác (từ ngày… đến ngày…).
Mục đích công tác.
Nội dung công việc thực hiện.
Dự kiến kết quả đạt được.
Tổng số tiền tạm ứng (chi tiết theo từng khoản mục).
Ký tên người đề nghị.
Gửi Phiếu Đề Nghị Công Tác đến cấp quản lý trực tiếp.
Cấp Quản Lý Trực Tiếp:
Xem xét:
Kiểm tra tính hợp lý và cần thiết của chuyến công tác.
Phê duyệt:
Nếu đồng ý, ký duyệt Phiếu Đề Nghị Công Tác. Nếu không đồng ý, trả lại cho người đề nghị để chỉnh sửa hoặc hủy bỏ.
Chuyển Phiếu Đề Nghị Công Tác đã duyệt cho bộ phận Kế Toán/Tài Chính.
Bước 2: Xét Duyệt Tạm Ứng & Lập Phiếu Tạm Ứng
Bộ phận Kế Toán/Tài Chính:
Kiểm tra:
Kiểm tra lại tính hợp lệ của Phiếu Đề Nghị Công Tác và các khoản mục chi phí.
So sánh với quy định:
So sánh các khoản chi phí đề nghị với quy định hiện hành của công ty về công tác phí.
Duyệt số tiền tạm ứng:
Quyết định số tiền tạm ứng dựa trên các khoản chi phí hợp lý và quy định của công ty.
Lập Phiếu Tạm Ứng (Mẫu riêng của công ty):
Điền đầy đủ thông tin vào phiếu tạm ứng, bao gồm:
Thông tin người nhận tạm ứng.
Số tiền tạm ứng (bằng số và bằng chữ).
Mục đích tạm ứng.
Ngày tạm ứng.
Ký tên người lập phiếu, người duyệt (kế toán trưởng/người có thẩm quyền).
Bước 3: Thủ Tục Tạm Ứng
Người đi công tác:
Ký nhận tiền:
Ký vào Phiếu Tạm Ứng sau khi nhận đủ số tiền.
Thủ Quỹ:
Chi tiền:
Chi tiền mặt (hoặc chuyển khoản) cho người đi công tác theo Phiếu Tạm Ứng đã duyệt.
Lưu trữ:
Lưu trữ Phiếu Tạm Ứng đã có chữ ký của người nhận tiền.
B. THANH TOÁN CÔNG TÁC PHÍ
Bước 4: Thu Thập Chứng Từ, Hóa Đơn
Người đi công tác:
Thu thập đầy đủ chứng từ:
Trong quá trình đi công tác, phải thu thập đầy đủ hóa đơn, vé, biên lai,… chứng minh các khoản chi phí đã phát sinh.
Lưu giữ cẩn thận:
Đảm bảo các chứng từ không bị mất mát, rách nát, mờ thông tin.
Bước 5: Lập Bảng Kê Thanh Toán Công Tác Phí
Người đi công tác:
Lập Bảng Kê Thanh Toán Công Tác Phí (Mẫu riêng của công ty):
Sau khi kết thúc chuyến công tác, lập bảng kê chi tiết các khoản chi phí thực tế phát sinh. Bảng kê bao gồm các thông tin:
Ngày, tháng, năm.
Diễn giải (mô tả chi tiết khoản chi).
Số tiền (VND).
Số chứng từ (liệt kê số hóa đơn, vé,…).
Ghi chú (nếu cần thiết).
Đính kèm chứng từ:
Đính kèm tất cả các chứng từ, hóa đơn gốc vào Bảng Kê Thanh Toán Công Tác Phí theo thứ tự liệt kê.
Đối chiếu số tiền:
So sánh tổng số tiền chi thực tế với số tiền đã tạm ứng.
Giải trình chênh lệch:
Nếu có chênh lệch (chi nhiều hơn hoặc ít hơn số tiền tạm ứng), phải giải trình rõ lý do.
Ký tên:
Ký tên vào Bảng Kê Thanh Toán Công Tác Phí.
Nộp Bảng Kê và chứng từ cho cấp quản lý trực tiếp.
Bước 6: Kiểm Tra & Duyệt Bảng Kê Thanh Toán
Cấp Quản Lý Trực Tiếp:
Kiểm tra:
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các khoản chi phí trong Bảng Kê Thanh Toán.
So sánh với kết quả công tác:
Đánh giá sự phù hợp giữa các khoản chi phí với kết quả công tác đã đạt được.
Duyệt:
Nếu đồng ý, ký duyệt Bảng Kê Thanh Toán. Nếu không đồng ý, trả lại cho người đề nghị để chỉnh sửa hoặc bổ sung chứng từ.
Chuyển Bảng Kê Thanh Toán đã duyệt cho bộ phận Kế Toán/Tài Chính.
Bước 7: Xét Duyệt & Xử Lý Thanh Toán
Bộ phận Kế Toán/Tài Chính:
Kiểm tra:
Kiểm tra lại tính hợp lệ của Bảng Kê Thanh Toán và các chứng từ gốc.
So sánh với quy định:
So sánh các khoản chi phí thực tế với quy định hiện hành của công ty về công tác phí.
Kiểm tra số tiền tạm ứng:
Đối chiếu số tiền đã tạm ứng với số tiền chi thực tế.
Xử lý chênh lệch:
Nếu chi nhiều hơn số tiền tạm ứng:
Lập thủ tục thanh toán bổ sung cho người đi công tác.
Nếu chi ít hơn số tiền tạm ứng:
Yêu cầu người đi công tác hoàn trả lại số tiền thừa.
Lập chứng từ kế toán:
Lập các chứng từ kế toán liên quan (phiếu thu, phiếu chi) để hạch toán các khoản công tác phí.
Lưu trữ:
Lưu trữ Bảng Kê Thanh Toán và các chứng từ gốc.
Bước 8: Hoàn Tất Thanh Toán
Nếu cần thanh toán bổ sung:
Thủ Quỹ:
Chi tiền mặt (hoặc chuyển khoản) cho người đi công tác theo chứng từ kế toán đã duyệt.
Người đi công tác:
Ký nhận tiền.
Nếu cần hoàn trả tiền thừa:
Người đi công tác:
Nộp lại số tiền thừa cho thủ quỹ.
Thủ Quỹ:
Lập phiếu thu và lưu trữ.
C. HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
Bộ phận Kế Toán/Tài Chính:
Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ công tác phí vào sổ sách kế toán theo quy định hiện hành.
Lưu ý:
Mô tả quy trình này mang tính chất tổng quát. Các doanh nghiệp/tổ chức cần điều chỉnh cho phù hợp với quy định cụ thể của mình.
Các mẫu biểu (Phiếu Đề Nghị Công Tác, Phiếu Tạm Ứng, Bảng Kê Thanh Toán Công Tác Phí) cần được thiết kế riêng và thống nhất trong toàn công ty.
Cần có quy định rõ ràng về định mức công tác phí, tiêu chuẩn lưu trú, ăn uống,… để đảm bảo tính minh bạch và tiết kiệm chi phí.
Việc kiểm soát chi phí công tác cần được thực hiện chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch, tạm ứng đến thanh toán.
Cần có quy định về thời hạn nộp Bảng Kê Thanh Toán Công Tác Phí sau khi kết thúc chuyến công tác.
Có thể áp dụng các phần mềm quản lý công tác phí để tự động hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý.
Hy vọng mô tả chi tiết này giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình thanh toán, tạm ứng công tác phí. Chúc bạn thành công!
Nguồn: @Nhan_vien_ban_hang