Quy trình Thanh, kiểm kê nội bộ chi tiết
I. Định nghĩa và Mục đích
Thanh lý (Disposal):
Là quá trình loại bỏ các tài sản, vật tư, hàng hóa không còn giá trị sử dụng, bị hư hỏng, lỗi thời hoặc không còn phù hợp với nhu cầu của tổ chức, doanh nghiệp.
Kiểm kê (Inventory Count):
Là quá trình đối chiếu số lượng thực tế của tài sản, vật tư, hàng hóa hiện có với số liệu trên sổ sách kế toán và các chứng từ liên quan.
Mục đích:
Thanh lý:
Giải phóng kho bãi, mặt bằng.
Giảm thiểu chi phí bảo quản, lưu trữ.
Thu hồi vốn (nếu có thể).
Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Kiểm kê:
Xác định chính xác số lượng, chủng loại tài sản, vật tư, hàng hóa.
Phát hiện sai sót, thất thoát (nếu có).
Đánh giá hiệu quả quản lý tài sản, vật tư, hàng hóa.
Cập nhật thông tin chính xác vào hệ thống kế toán.
II. Quy trình Thanh lý chi tiết
1. Xác định nhu cầu thanh lý:
Bộ phận/Phòng ban:
Đánh giá tình trạng tài sản, vật tư, hàng hóa thuộc phạm vi quản lý.
Tiêu chí đánh giá:
Hư hỏng, không còn khả năng sửa chữa.
Lỗi thời, lạc hậu, không còn phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Giá trị sử dụng thấp hơn chi phí bảo quản.
Không còn được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
2. Lập danh sách tài sản, vật tư, hàng hóa đề nghị thanh lý:
Bộ phận/Phòng ban:
Lập danh sách chi tiết, bao gồm:
Tên tài sản/vật tư/hàng hóa.
Số lượng.
Đơn vị tính.
Tình trạng (mô tả chi tiết).
Nguyên nhân đề nghị thanh lý.
Giá trị còn lại (nếu có).
Thời gian sử dụng.
Đề xuất phương án thanh lý (bán, tiêu hủy, cho tặng…).
3. Trình duyệt và phê duyệt:
Bộ phận/Phòng ban:
Trình danh sách đề nghị thanh lý lên cấp quản lý trực tiếp.
Cấp quản lý trực tiếp:
Xem xét, đánh giá và trình lên cấp cao hơn (Ban Giám đốc, Hội đồng quản trị…).
Cấp cao hơn:
Xem xét, phê duyệt danh sách thanh lý. Quyết định về phương án thanh lý.
4. Thành lập Hội đồng Thanh lý (nếu cần):
Quyết định thành lập:
Cấp có thẩm quyền ra quyết định thành lập Hội đồng Thanh lý.
Thành phần Hội đồng:
Đại diện Ban Giám đốc/Hội đồng quản trị.
Trưởng phòng/Bộ phận liên quan đến tài sản thanh lý.
Kế toán trưởng.
Thủ kho/Người quản lý tài sản.
(Có thể có thêm các chuyên gia kỹ thuật…).
Nhiệm vụ của Hội đồng:
Kiểm tra, đánh giá lại tình trạng tài sản, vật tư, hàng hóa.
Xác định giá trị còn lại (nếu có).
Đề xuất phương án thanh lý tối ưu.
Tổ chức thực hiện thanh lý theo phương án đã được phê duyệt.
Lập biên bản thanh lý.
5. Thực hiện thanh lý:
Phương án thanh lý:
Bán:
Bán đấu giá công khai.
Bán trực tiếp cho đối tượng có nhu cầu.
Bán phế liệu.
Tiêu hủy:
Tiêu hủy theo quy định của pháp luật (đối với hàng hóa độc hại, ảnh hưởng đến môi trường…).
Tiêu hủy bằng các phương pháp phù hợp (nghiền, đốt, chôn lấp…).
Cho tặng:
Cho tặng cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu (tổ chức từ thiện, trường học…).
Lập biên bản thanh lý:
Ghi rõ thông tin về tài sản, vật tư, hàng hóa thanh lý.
Phương án thanh lý.
Giá trị thu được (nếu có).
Chữ ký của các thành viên Hội đồng Thanh lý (nếu có) và các bên liên quan.
6. Hạch toán kế toán:
Kế toán:
Căn cứ vào biên bản thanh lý và các chứng từ liên quan để hạch toán giảm tài sản, vật tư, hàng hóa.
Xử lý các khoản chi phí liên quan đến thanh lý (nếu có).
Ghi nhận doanh thu (nếu có) từ việc bán thanh lý.
7. Lưu trữ hồ sơ:
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ thanh lý (danh sách đề nghị thanh lý, quyết định phê duyệt, biên bản thanh lý, chứng từ liên quan…).
III. Quy trình Kiểm kê chi tiết
1. Lập kế hoạch kiểm kê:
Xác định mục đích kiểm kê:
Kiểm kê định kỳ (hàng tháng, quý, năm…).
Kiểm kê đột xuất (khi có nghi ngờ thất thoát, sai sót…).
Phân công trách nhiệm:
Người chịu trách nhiệm chính.
Các thành viên tham gia kiểm kê.
Thời gian kiểm kê:
Thời điểm bắt đầu và kết thúc.
Phạm vi kiểm kê:
Kho bãi nào, loại tài sản, vật tư, hàng hóa nào.
Phương pháp kiểm kê:
Đếm trực tiếp.
Cân, đo, đong, đếm.
Sử dụng máy quét mã vạch, thiết bị kiểm kê chuyên dụng.
Chuẩn bị các biểu mẫu kiểm kê:
Phiếu kiểm kê.
Bảng tổng hợp kết quả kiểm kê.
2. Thực hiện kiểm kê:
Đếm và ghi số liệu:
Đếm số lượng thực tế của từng loại tài sản, vật tư, hàng hóa.
Ghi số liệu vào phiếu kiểm kê.
Đối chiếu với sổ sách:
Đối chiếu số liệu kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế toán và các chứng từ liên quan.
Xác định số lượng chênh lệch:
Tính toán số lượng thừa hoặc thiếu.
Ghi nhận các sai sót, hư hỏng:
Ghi lại các sai sót về số lượng, chất lượng, chủng loại.
Ghi nhận tình trạng hư hỏng của tài sản, vật tư, hàng hóa.
3. Lập biên bản kiểm kê:
Ghi rõ thông tin về:
Thời gian, địa điểm kiểm kê.
Thành phần tham gia kiểm kê.
Phạm vi kiểm kê.
Số lượng thực tế.
Số lượng trên sổ sách.
Số lượng chênh lệch (thừa, thiếu).
Nguyên nhân chênh lệch (nếu xác định được).
Các sai sót, hư hỏng.
Đề xuất biện pháp xử lý.
Ký xác nhận của các thành viên tham gia kiểm kê.
4. Xử lý chênh lệch:
Điều tra nguyên nhân:
Tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến chênh lệch (sai sót trong ghi chép, thất thoát, hư hỏng…).
Xử lý theo quy định:
Điều chỉnh sổ sách kế toán.
Xử lý trách nhiệm đối với các cá nhân, bộ phận liên quan (nếu có).
Báo cáo cấp trên về kết quả kiểm kê và biện pháp xử lý.
5. Hoàn thiện hồ sơ:
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ kiểm kê (kế hoạch kiểm kê, phiếu kiểm kê, biên bản kiểm kê, các chứng từ liên quan…).
IV. Lưu ý chung:
Tính khách quan, minh bạch:
Đảm bảo tính khách quan, minh bạch trong quá trình thanh lý và kiểm kê.
Tuân thủ quy định:
Tuân thủ các quy định của pháp luật và quy định nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp.
Phân công trách nhiệm rõ ràng:
Phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân, bộ phận.
Đào tạo, hướng dẫn:
Đào tạo, hướng dẫn nhân viên về quy trình thanh lý và kiểm kê.
Sử dụng phần mềm quản lý:
Sử dụng phần mềm quản lý tài sản, vật tư, hàng hóa để hỗ trợ công tác thanh lý và kiểm kê.
Thường xuyên rà soát, cải tiến quy trình:
Thường xuyên rà soát, đánh giá và cải tiến quy trình thanh lý và kiểm kê để nâng cao hiệu quả.
V. Phụ lục:
Các biểu mẫu (Phiếu kiểm kê, biên bản kiểm kê, danh sách thanh lý…).
Quy định của pháp luật liên quan đến thanh lý và kiểm kê.
Các quy định nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp.
Lưu ý:
Quy trình này có thể điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù của từng tổ chức, doanh nghiệp.
Hy vọng mô tả chi tiết này giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình thanh, kiểm kê nội bộ. Chúc bạn thành công!
Nguồn: Việc làm TPHCM