Để viết một biên bản xử lý kỷ luật lao động chi tiết, bạn cần đảm bảo nó bao gồm đầy đủ các thông tin quan trọng và tuân thủ đúng quy trình pháp luật. Dưới đây là cấu trúc và nội dung chi tiết của một biên bản xử lý kỷ luật lao động, cùng với các lưu ý quan trọng:
I. THÔNG TIN CHUNG:
1. Tên công ty/đơn vị:
(Ví dụ: Công ty TNHH ABC)
2. Địa chỉ:
(Ví dụ: Số 123, Đường XYZ, Quận …, Thành phố…)
3. Số:
(Số hiệu của biên bản, ví dụ: …/BB-XLKL)
4. Ngày, tháng, năm lập biên bản:
(Ví dụ: Ngày 15 tháng 05 năm 2024)
5. Địa điểm lập biên bản:
(Ví dụ: Phòng họp Công ty TNHH ABC)
II. THÀNH PHẦN THAM GIA:
Đại diện Người sử dụng lao động (NSDLĐ):
Họ và tên: (Ví dụ: Nguyễn Văn A)
Chức vụ: (Ví dụ: Giám đốc)
Đại diện cho: (Ví dụ: Công ty TNHH ABC)
Đại diện Ban Chấp hành Công đoàn (nếu có):
Họ và tên: (Ví dụ: Trần Thị B)
Chức vụ: (Ví dụ: Chủ tịch Công đoàn)
Đại diện cho: (Ví dụ: Công đoàn Công ty TNHH ABC)
Người lao động (NLĐ) bị xem xét kỷ luật:
Họ và tên: (Ví dụ: Lê Văn C)
Chức vụ: (Ví dụ: Nhân viên kinh doanh)
Bộ phận: (Ví dụ: Phòng Kinh doanh)
Người làm chứng (nếu có):
Họ và tên: (Ví dụ: Phạm Thị D)
Chức vụ: (Ví dụ: Trưởng phòng Kinh doanh)
III. NỘI DUNG BIÊN BẢN:
1. Tóm tắt sự việc vi phạm:
Thời gian xảy ra vi phạm:
(Ví dụ: Vào lúc 10h00 ngày 05/05/2024)
Địa điểm xảy ra vi phạm:
(Ví dụ: Tại văn phòng Phòng Kinh doanh)
Mô tả chi tiết hành vi vi phạm:
(Đây là phần quan trọng nhất, cần mô tả cụ thể, khách quan, trung thực hành vi vi phạm của NLĐ. Cần nêu rõ hành vi đó vi phạm nội quy, quy chế nào của công ty và điều khoản của pháp luật lao động nào. Ví dụ: “Ông/Bà Lê Văn C đã tự ý rời khỏi vị trí làm việc trong giờ làm việc mà không được sự cho phép của người quản lý trực tiếp. Hành vi này vi phạm Khoản 3 Điều 5 Nội quy lao động của Công ty, quy định về việc tuân thủ giờ giấc làm việc.”)
Hậu quả của hành vi vi phạm (nếu có):
(Ví dụ: “Hành vi này đã gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc của Phòng Kinh doanh, làm chậm trễ việc báo giá cho khách hàng.”)
Chứng cứ chứng minh hành vi vi phạm:
(Liệt kê các chứng cứ như: camera ghi hình, biên bản làm việc trước đó, lời khai của nhân chứng, văn bản, email, v.v. Ví dụ: “Có camera ghi lại hình ảnh ông/bà Lê Văn C rời khỏi vị trí làm việc vào thời điểm trên. Có biên bản làm việc ngày 06/05/2024 ghi nhận sự việc này.”)
2. Ý kiến giải trình của NLĐ:
Ghi lại đầy đủ, trung thực ý kiến giải trình của NLĐ về hành vi vi phạm.
Nếu NLĐ không đồng ý với hành vi vi phạm, cần ghi rõ lý do không đồng ý.
Nếu NLĐ cung cấp thêm thông tin hoặc chứng cứ, cần ghi lại đầy đủ. (Ví dụ: “Ông/Bà Lê Văn C giải trình rằng do bị đau bụng nên đã ra ngoài mua thuốc mà chưa kịp xin phép. Ông/Bà C thừa nhận hành vi sai sót và cam kết không tái phạm.”)
3. Ý kiến của các thành phần tham gia (nếu có):
Ghi lại ý kiến của đại diện NSDLĐ, đại diện công đoàn, người làm chứng (nếu có) về sự việc. (Ví dụ: “Ông/Bà Phạm Thị D, Trưởng phòng Kinh doanh, xác nhận việc ông/bà Lê Văn C đã rời khỏi vị trí làm việc trong giờ làm việc. Ông/Bà D cũng cho biết đã nhắc nhở ông/bà C về việc này trước đó.”)
4. Căn cứ xử lý kỷ luật:
Nêu rõ căn cứ pháp lý và căn cứ vào nội quy, quy chế của công ty để xử lý kỷ luật. (Ví dụ: “Căn cứ Bộ Luật Lao động năm 2019; Căn cứ Nội quy lao động của Công ty TNHH ABC; Căn cứ Biên bản làm việc ngày …; Căn cứ Biên bản ghi nhận sự việc ngày …”)
5. Hình thức kỷ luật đề xuất:
Đề xuất hình thức kỷ luật phù hợp với mức độ vi phạm và quy định của pháp luật. (Ví dụ: “Căn cứ vào mức độ vi phạm và các quy định hiện hành của Công ty, đề xuất hình thức kỷ luật đối với ông/bà Lê Văn C là khiển trách bằng văn bản.”)
Lưu ý: Hình thức kỷ luật phải phù hợp với quy định của pháp luật. Không được áp dụng các hình thức kỷ luật trái pháp luật, xâm phạm thân thể, nhân phẩm của NLĐ.
6. Thời gian thi hành kỷ luật (nếu có):
(Ví dụ: “Hình thức kỷ luật có hiệu lực kể từ ngày ký Quyết định xử lý kỷ luật.”)
IV. KẾT LUẬN:
Tóm tắt lại quá trình xử lý kỷ luật.
Nêu rõ các bên liên quan đã thống nhất về nội dung biên bản.
V. KÝ TÊN:
Đại diện NSDLĐ: (Ký và ghi rõ họ tên)
Đại diện Ban Chấp hành Công đoàn (nếu có): (Ký và ghi rõ họ tên)
Người lao động bị xem xét kỷ luật: (Ký và ghi rõ họ tên)
Người làm chứng (nếu có): (Ký và ghi rõ họ tên)
VI. LƯU Ý QUAN TRỌNG:
Tính khách quan, trung thực:
Biên bản phải ghi lại một cách khách quan, trung thực diễn biến sự việc, ý kiến của các bên liên quan.
Tính pháp lý:
Đảm bảo biên bản tuân thủ đúng quy định của pháp luật lao động.
Quyền của NLĐ:
NLĐ có quyền giải trình, đưa ra ý kiến, khiếu nại về quyết định kỷ luật.
Thời hiệu xử lý kỷ luật:
Tuân thủ thời hiệu xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật.
Quy trình xử lý kỷ luật:
Thực hiện đúng quy trình xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật và nội quy lao động. Cần thông báo trước cho NLĐ về cuộc họp xử lý kỷ luật, tạo điều kiện cho NLĐ tham gia và trình bày ý kiến.
Lưu trữ:
Biên bản phải được lưu trữ cẩn thận theo quy định của pháp luật.
Ngôn ngữ:
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu, tránh sử dụng các từ ngữ gây hiểu lầm.
Sửa đổi, bổ sung:
Nếu có sửa đổi, bổ sung nội dung biên bản, phải được sự đồng ý của tất cả các bên tham gia và được ghi rõ trong biên bản.
Tham khảo ý kiến luật sư:
Trong trường hợp phức tạp, nên tham khảo ý kiến của luật sư để đảm bảo tính pháp lý của biên bản và quy trình xử lý kỷ luật.
MẪU BIÊN BẢN (Ví dụ):
CÔNG TY TNHH ABC
Địa chỉ:
Số 123, Đường XYZ, Quận …, Thành phố…
Số:
01/BB-XLKL
BIÊN BẢN XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG
Ngày 15 tháng 05 năm 2024
Địa điểm:
Phòng họp Công ty TNHH ABC
I. THÀNH PHẦN THAM GIA:
1. Đại diện Người sử dụng lao động:
Ông Nguyễn Văn A – Chức vụ: Giám đốc – Đại diện cho Công ty TNHH ABC
2. Đại diện Ban Chấp hành Công đoàn:
Bà Trần Thị B – Chức vụ: Chủ tịch Công đoàn – Đại diện cho Công đoàn Công ty TNHH ABC
3. Người lao động bị xem xét kỷ luật:
Ông Lê Văn C – Chức vụ: Nhân viên kinh doanh – Bộ phận: Phòng Kinh doanh
4. Người làm chứng:
Bà Phạm Thị D – Chức vụ: Trưởng phòng Kinh doanh
II. NỘI DUNG:
1. Tóm tắt sự việc vi phạm:
Vào lúc 10h00 ngày 05/05/2024, tại văn phòng Phòng Kinh doanh, ông Lê Văn C đã tự ý rời khỏi vị trí làm việc trong giờ làm việc mà không được sự cho phép của người quản lý trực tiếp. Hành vi này vi phạm Khoản 3 Điều 5 Nội quy lao động của Công ty, quy định về việc tuân thủ giờ giấc làm việc.
Hành vi này đã gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc của Phòng Kinh doanh, làm chậm trễ việc báo giá cho khách hàng.
Chứng cứ: Camera ghi lại hình ảnh ông Lê Văn C rời khỏi vị trí làm việc vào thời điểm trên. Biên bản làm việc ngày 06/05/2024 ghi nhận sự việc này.
2. Ý kiến giải trình của NLĐ:
Ông Lê Văn C giải trình rằng do bị đau bụng nên đã ra ngoài mua thuốc mà chưa kịp xin phép. Ông C thừa nhận hành vi sai sót và cam kết không tái phạm.
3. Ý kiến của các thành phần tham gia:
Bà Phạm Thị D, Trưởng phòng Kinh doanh, xác nhận việc ông Lê Văn C đã rời khỏi vị trí làm việc trong giờ làm việc. Bà D cũng cho biết đã nhắc nhở ông C về việc này trước đó.
4. Căn cứ xử lý kỷ luật:
Căn cứ Bộ Luật Lao động năm 2019.
Căn cứ Nội quy lao động của Công ty TNHH ABC.
Căn cứ Biên bản làm việc ngày 06/05/2024.
Căn cứ Biên bản ghi nhận sự việc ngày 05/05/2024.
5. Hình thức kỷ luật đề xuất:
Căn cứ vào mức độ vi phạm và các quy định hiện hành của Công ty, đề xuất hình thức kỷ luật đối với ông Lê Văn C là khiển trách bằng văn bản.
III. KẾT LUẬN:
Các bên thống nhất về nội dung biên bản.
IV. KÝ TÊN:
Đại diện NSDLĐ: (Ký và ghi rõ họ tên) Nguyễn Văn A
Đại diện Ban Chấp hành Công đoàn: (Ký và ghi rõ họ tên) Trần Thị B
Người lao động bị xem xét kỷ luật: (Ký và ghi rõ họ tên) Lê Văn C
Người làm chứng: (Ký và ghi rõ họ tên) Phạm Thị D
Lưu ý:
Đây chỉ là một ví dụ, bạn cần điều chỉnh nội dung cho phù hợp với tình huống cụ thể của doanh nghiệp và tuân thủ các quy định của pháp luật. Luôn tham khảo ý kiến của luật sư để đảm bảo tính pháp lý.
Việc soạn thảo biên bản xử lý kỷ luật lao động là một công việc quan trọng và cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo quyền lợi của cả người sử dụng lao động và người lao động. Chúc bạn thành công!
Nguồn: @Viec_lam_Ho_Chi_Minh