Để cung cấp một bản mô tả chi tiết về biên bản bàn giao của Trưởng đơn vị, tôi cần hiểu rõ hơn về loại hình đơn vị và chức năng cụ thể của Trưởng đơn vị đó. Tuy nhiên, tôi có thể cung cấp một khung sườn chung và các yếu tố quan trọng cần có trong biên bản này.
I. Khung sườn chung của Biên bản bàn giao:
1. Thông tin chung:
Tên biên bản:
Biên bản bàn giao công việc và hồ sơ tài liệu của Trưởng [Tên đơn vị].
Thời gian và địa điểm:
Ghi rõ ngày, giờ, và địa điểm diễn ra việc bàn giao.
Thành phần tham gia:
Bên giao:
Ông/Bà [Họ và tên Trưởng đơn vị bàn giao], Chức vụ: Trưởng [Tên đơn vị].
Bên nhận:
Ông/Bà [Họ và tên Trưởng đơn vị nhận bàn giao], Chức vụ: Trưởng [Tên đơn vị]. (Nếu có quyết định bổ nhiệm người mới)
Đại diện các bên liên quan:
(Nếu có, ví dụ: Đại diện Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, v.v.) Ghi rõ họ tên và chức vụ.
Căn cứ pháp lý:
Quyết định bổ nhiệm/điều động/thuyên chuyển công tác (nếu có).
Các quy định, quy chế, hướng dẫn liên quan của đơn vị/tổ chức cấp trên.
2. Nội dung bàn giao:
Đây là phần quan trọng nhất, cần mô tả chi tiết các nội dung được bàn giao.
Tình hình chung của đơn vị:
Chức năng, nhiệm vụ chính:
Tóm tắt chức năng, nhiệm vụ quan trọng của đơn vị.
Cơ cấu tổ chức:
Mô tả sơ đồ tổ chức, các phòng ban/bộ phận trực thuộc.
Số lượng cán bộ, nhân viên:
Thống kê số lượng cán bộ, nhân viên hiện có.
Đánh giá chung:
Đánh giá tổng quan về tình hình hoạt động của đơn vị trong thời gian qua, những thuận lợi, khó khăn, và thách thức.
Công việc/Dự án đang thực hiện:
Liệt kê các công việc/dự án đang triển khai:
Ghi rõ tên công việc/dự án, mục tiêu, tiến độ, kết quả đã đạt được, và những vấn đề còn tồn đọng.
Hồ sơ tài liệu liên quan:
Bàn giao đầy đủ các hồ sơ, tài liệu liên quan đến các công việc/dự án này.
Các cam kết, thỏa thuận:
Bàn giao các cam kết, thỏa thuận đã ký kết với các đối tác, khách hàng.
Tài sản, vật tư:
Liệt kê chi tiết:
Ghi rõ số lượng, chủng loại, tình trạng của các tài sản, vật tư (ví dụ: xe cộ, máy móc thiết bị, văn phòng phẩm, v.v.).
Hồ sơ quản lý tài sản:
Bàn giao các hồ sơ liên quan đến quản lý tài sản (sổ sách, biên bản kiểm kê, v.v.).
Hồ sơ, tài liệu:
Hồ sơ pháp lý:
Điều lệ hoạt động, giấy phép kinh doanh (nếu có), các văn bản pháp quy liên quan.
Hồ sơ nhân sự:
Hồ sơ cán bộ, nhân viên, quy chế lương thưởng, v.v.
Hồ sơ tài chính – kế toán:
Sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, chứng từ gốc, v.v.
Hồ sơ hành chính:
Công văn đi, công văn đến, các quyết định, thông báo, v.v.
Hồ sơ chuyên môn:
Các báo cáo, kế hoạch, đề án, dự án, v.v.
Tiền mặt, các khoản phải thu, phải trả:
Tiền mặt:
Số tiền mặt hiện có tại quỹ.
Các khoản phải thu:
Liệt kê chi tiết các khoản phải thu (tên đối tượng, số tiền, thời hạn).
Các khoản phải trả:
Liệt kê chi tiết các khoản phải trả (tên đối tượng, số tiền, thời hạn).
Công nợ:
Chi tiết các khoản công nợ phải thu và phải trả.
Các vấn đề tồn đọng:
Liệt kê chi tiết:
Ghi rõ các vấn đề còn tồn đọng, nguyên nhân, và đề xuất hướng giải quyết (nếu có).
Trách nhiệm:
Xác định rõ trách nhiệm của các bên liên quan trong việc giải quyết các vấn đề tồn đọng.
3. Biên bản bàn giao con dấu (nếu có).
4. Kết luận và kiến nghị:
Kết luận:
Xác nhận việc bàn giao đã hoàn tất theo đúng nội dung và quy trình.
Kiến nghị:
Đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị.
5. Ký xác nhận:
Bên giao
Bên nhận
Đại diện các bên liên quan (nếu có)
II. Mô tả chi tiết (Ví dụ cụ thể):
Giả sử đây là Biên bản bàn giao của Trưởng phòng Kinh doanh của một công ty thương mại:
Tình hình chung của Phòng Kinh doanh:
Chức năng, nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng, theo dõi thực hiện hợp đồng, chăm sóc khách hàng.
Cơ cấu tổ chức: Mô tả có bao nhiêu nhóm kinh doanh, mỗi nhóm phụ trách khu vực/sản phẩm nào.
Số lượng nhân viên: Thống kê số lượng nhân viên kinh doanh, nhân viên hỗ trợ.
Đánh giá chung: Doanh số tăng trưởng X% so với năm trước, thị phần mở rộng ở khu vực Y, gặp khó khăn trong việc cạnh tranh với đối thủ Z về giá.
Công việc/Dự án đang thực hiện:
Dự án mở rộng thị trường sang khu vực miền Trung: Đã khảo sát thị trường, tìm kiếm đối tác phân phối, đang trong giai đoạn đàm phán ký kết hợp đồng. Bàn giao hồ sơ khảo sát thị trường, danh sách đối tác tiềm năng, dự thảo hợp đồng.
Chương trình khuyến mãi “Mùa hè sôi động”: Đang triển khai, đã đạt được doanh số X, còn tồn kho sản phẩm Y. Bàn giao thể lệ chương trình, báo cáo doanh số, danh sách khách hàng tham gia.
Tài sản, vật tư:
02 xe ô tô (biển số X, biển số Y): Tình trạng hoạt động tốt. Bàn giao giấy tờ xe.
10 điện thoại di động: Đang được cấp cho nhân viên kinh doanh. Bàn giao danh sách số điện thoại.
Hồ sơ, tài liệu:
Hợp đồng đại lý với các nhà phân phối: Bàn giao bản gốc và bản sao.
Hồ sơ khách hàng: Bàn giao danh sách khách hàng, thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch.
Báo cáo doanh số hàng tháng: Bàn giao các báo cáo từ tháng 1 đến tháng 6.
Tiền mặt:
Số tiền mặt tại quỹ: 10.000.000 VNĐ.
Các khoản phải thu:
Công ty A (Hóa đơn số X): 50.000.000 VNĐ, quá hạn 30 ngày.
Các khoản phải trả:
Nhà cung cấp B (Hợp đồng số Y): 30.000.000 VNĐ, đến hạn thanh toán ngày Z.
Các vấn đề tồn đọng:
Khiếu nại của khách hàng C về chất lượng sản phẩm: Đã tiếp nhận, đang xử lý. Đề nghị Trưởng phòng mới tiếp tục giải quyết.
Chính sách chiết khấu cho đại lý chưa được duyệt: Đề nghị Trưởng phòng mới xem xét và trình lên Ban Giám đốc.
III. Lưu ý:
Tính chính xác và đầy đủ:
Đảm bảo tất cả các thông tin được ghi chép chính xác, đầy đủ, và khách quan.
Tính pháp lý:
Biên bản cần được lập thành văn bản, có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan, và được đóng dấu (nếu có).
Sự phối hợp:
Việc bàn giao cần được thực hiện một cách công khai, minh bạch, và có sự phối hợp chặt chẽ giữa bên giao và bên nhận.
Thời gian bàn giao:
Cần có đủ thời gian để bên nhận tiếp nhận và nắm bắt đầy đủ thông tin.
Để có một biên bản hoàn chỉnh và phù hợp nhất với tình hình thực tế của đơn vị, bạn nên tham khảo các văn bản hướng dẫn của đơn vị/tổ chức cấp trên, cũng như trao đổi trực tiếp với các bộ phận liên quan (ví dụ: Phòng Hành chính, Phòng Kế toán).
Nguồn: #Nhan_vien_ban_hang